AI-офис: вся компания
в одном окне

01Зачем это вообще

Проблема была не в нехватке инструментов, а в их количестве

CRM, кабинеты маркетплейсов, рекламные аккаунты, таблицы остатков, чаты с ботами, задачи в одном сервисе, пароли в заметках телефона. Каждый инструмент по отдельности работает. Вместе они не складываются в картину — и владелец каждое утро собирает её вручную.

02Карта системы

Пятнадцать разделов, каждый закрывает конкретную боль

Порядок в списке — это порядок ценности, а не порядок появления. Если строить с нуля, первые пять дают 80% пользы.

03Виртуальные сотрудники

Это роли, а не чат-боты

У каждого имя, должность, зона ответственности, набор инструментов с доступом к реальным API компании, расписание работы и память между разговорами. Разница принципиальная: чат-бот отвечает на вопросы, сотрудник идёт и проверяет.

04Как устроен один агент

Промпт + инструменты + расписание + память

Три фразы в промпте, без которых агент выглядит сломанным

• «Ты единственный, у кого есть доступ к…» — снимает спор о том, чей это вопрос, и заставляет оркестратор делегировать правильно.
• «Используй инструменты НЕМЕДЛЕННО, не жди дополнительных вопросов» — без неё модель регулярно отвечает «могу проверить, если хотите». Пользователь читает это как «бот не работает».
• «Если инструмент вернул ошибку — сообщай факт и продолжай с тем, что есть» — иначе один упавший API обнуляет весь ответ.

Оркестратор не имеет прямого доступа к чужим данным

У управляющего один ключевой инструмент — ask_agent(кому, вопрос). Он запускает полный вложенный цикл у нужного сотрудника: его промпт, его инструменты, его память — и возвращает ответ подписанным.

Владелец: «как дела?»
        │
        ▼
  Управляющий  ──► ask_agent('sales',   'продажи за сегодня')  ──► CRM
        │      ──► ask_agent('chat',    'что с клиентами')     ──► чаты
        │      ──► ask_agent('ads',     'расход по рекламе')   ──► кабинеты
        │            (три делегирования выполняются параллельно)
        ▼
  Синтез в один брифинг

Почему параметр инструмента — всегда список, а не свободная строка

command: {
  type: 'string',
  enum: ['today', 'week', 'month', 'new', 'shipped'],
  description: 'today=за сегодня, week=за 7 дней, month=за 30 дней,
                new=новые необработанные, shipped=отправленные сегодня с суммами'
}

• Из списка модель выбирает почти безошибочно; свободный параметр она сочиняет.
• Расшифровка каждого значения прямо в описании — модель это реально читает.
• Ответ инструмента возвращаем готовым текстом для человека, а не сырым JSON: меньше токенов и меньше искажений при пересказе.
• Инструменты раздаются по ролям. Это не безопасность, это фокус: агент с восемью инструментами отвечает хуже, чем с двумя.

05Живые сотрудники

Половина ценности офиса — та, которую обычно не строят

AI-часть выглядит эффектнее. Но именно кабинеты людей превращают систему из витрины в рабочий инструмент: сотрудник заходит туда каждый день.

Должностная инструкция — не простыня, а список функций

Требования к кабинету, выведенные из эксплуатации

• Один экран без скролла на десктопе: слева портрет и счётчики, справа должностная и задачи.
• Мобильная раскладка обязательна — чек-апы проходят с телефона, стоя в магазине.
• Владелец смотрит чужой кабинет глазами сотрудника — видит ровно то же и правит должностную не выходя из этого вида.
• Нет фото — крупный инициал базовым слоем, фото кладётся поверх. Иначе битая картинка рисует alt-текст поверх дизайна.

06Задачи и чек-апы

Задача — это форма, а не строчка в списке

Четыре правила на сервере — каждое выведено из реальной поломки

Уведомление о новом задании — отдельным сторожем

• Скрипт по крону раз в пару минут сканирует папку задач и постит в рабочий чат: «@имя, у тебя новое задание: «название». Открой: ссылка».
• Не правкой веб-приложения — нулевой риск регресса, и работает даже во время деплоя.
• Состояние засевается текущими задачами при первом запуске, иначе на старте прилетит уведомление по всем старым.
• Карта «сотрудник → ник в мессенджере» отдельным файлом. Забыл дописать нового — его задания молча пропускаются, тегать некого.

07Пульт

Управление живыми ботами из браузера

Самая деликатная часть системы. Принцип: сначала видеть, потом менять, и менять только то, что не убьёт продажи.

08Данные бизнеса

Офис не хранит данные — он их показывает

Каждая интеграция — тонкий адаптер: дёргает чужой API и возвращает готовый для человека текст. Никаких синхронизаций «к себе в базу» на старте: расхождение витрины и источника убивает доверие быстрее, чем медленный ответ.

Метка достоверности у каждой строки

09Безопасность

Внутренний инструмент за логином — не оправдание

Офис держит пароли от всех торговых кабинетов, ключ к платному API и умеет выполнять команды на сервере. Это самый ценный объект в компании. Проверка red-team нашла две дыры уровня CRITICAL уже после того, как «всё работало».

Три слоя защиты

Шифрование и ключи

• Пароли пользователей — scrypt-хеш, с авто-миграцией старых открытых паролей при первом успешном входе. Переезд не требует ручной раздачи новых.
• Пароли кабинетов — AES-256-GCM. На диске лежит шифротекст.
• Свои боты ходят в офис по секретному заголовку, а не по сессии. Забыл добавить его во внутренние вызовы — агент отвечает «нет данных», бот пишет «ошибка связи с офисом».

10Проекты и память

Решает боль «между сессиями забываю, на чём остановились»

• Проект = статус + сводка «что решили / сделали / на повестке» + задачи с приоритетами и галочками. Карточками, с цветами и прогрессом.
• Рабочий процесс: когда владелец говорит «сохрани, на чём остановились» — запись идёт и в память ассистента, и в раздел «Проекты». Он заходит и видит статус визуально, не спрашивая никого.
• Голосовой ассистент читает и редактирует те же проекты: может добавить задачу и отметить выполненной голосом. Стор один, дублей нет.
• Календарь показывает те же задачи по срокам — не заводя вторую базу. Фрагментировать источник правды нельзя: это гарантированные дубли.

11Найм

Публичная анкета с авто-скорингом

12Стек, сервер, деньги

Дёшево содержать и нечему ломаться

13Порядок сборки

Восемь фаз. Порядок не декоративный

Каждая следующая фаза опирается на предыдущую. Попытка начать с самого эффектного — редактируемых настроек ботов — проваливается стабильно.

14Карта граблей

То, на что уже наступили. Дважды платить незачем

Продуктовые

• Двойник вместо одного бота — владелец не поверит системе.
• Редактирование раньше просмотра — не давай править настройки бота, пока владелец не увидел его реальные настройки.
• Латентность в настройках — не выносить, это ощущение живого собеседника.
• «Убери надпись» ≠ «убери блок» — делать ровно то, о чём попросили, и ничего рядом.
• Данные без метки достоверности — через месяц никто не отличит живую цифру от переписанной.

Технические

• Заслон убил вебхук — заявки перестали приходить, и это не видно сразу.
• Валидация на каждом сохранении — режет правки владельца в уже сданной работе.
• Папка с данными вне деплоя — правка дефолта в коде не меняет уже созданную запись на сервере. Дописывать через API.
• Синхронизация с удалением со старой локальной копии — сносит фиксы, сделанные прямо на сервере. Сначала сухой прогон в обратную сторону.
• Менеджер процессов не в PATH у неинтерактивного входа — перезапуск падает молча, и ты тестируешь старый код.
• Сборка на сервере без установки зависимостей — сносит рабочую сборку, приложение уходит в цикл падений.
• История чата отдаётся целиком — у активного бота там тысячи строк. Отдавать последние двести.
• Правка живого бота «на живую» — только аддитивно: бэкап → правка → проверка синтаксиса → рестарт → чтение лога, что цикл поднялся.
• Задания крона ровно на «:00» — регулярно попадают в окно, когда внешний сервис отдаёт ошибку. Сдвигать на пять минут.

Проверка результата

• Локальный сервер не убивается по имени процесса — глушить по порту. Иначе скриншоты снимаются со старой сборки, и чинишь несуществующие баги.
• Проверять вёрстку не только на 1440×900. Реальные люди сидят на 1366×768 и с системным зумом 125–150% — это эффективный экран около 980×540. То, что «у нас чисто», у них наслаивается.
• Готово = есть доказательство. Вывод команды, разница файлов, рендер на живом адресе. Не ощущение и не «должно работать».